(一)日常事务管理
1、办公室管理.对办公环境,我们时刻要保持整洁,明亮.每天我们到达办公室后,先整理好办公室的报纸文件,离开时候都整理好桌面,把必要的东西收拾好,以防阿姨打扫卫生丢失文件.
2、通信管理,对比较重要到重要电话做好记录,简单写下电话内容,以便以后有需要.接待事务来访接待、安排服务,在接待客人的来访,带领客人参观生产部,给客人简洁介绍单位现状,做到对待当事人要热情周到,庄重大方,言行得体,不卑不亢,树立良好的企业形象.
3、会议事务,会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理.
我所处的实习单位比较小,在会议安排上,只需要提前预留会议室,保持好会议室的整洁,明亮,通知每个需要参加会议的人员,即可.会议文件应该在会议前发放到每个需要参加的人员,做好会议中服务,做好会议记录,注意出席人数会中的临时文件做好处理.把会议记录做好了,放入档案,编排好顺序.
4、督察工作.我所担任的工作当中,有时候需要外出检验货品,跟踪产品信息的现状,看生产方是否按照我们客户的要求去做,细节问题上有没有出错.关注产品的进展,需要经常地深入了解的运作过程,以防止生产过程发生什么违规的不合要求,降低返工重做次数,最好能够提前完成产品的出关和发货.要及时地督促、检查工作的落实情况.如有问题应当及时向上级汇报,并积极的出谋划策,帮助解决问题.
(二)文书档案事务
1、写作事务,我在实习单位上,写得较多的是工作计划和报告.每一周需要在周一下班前整理出本周的工作计划,在上周的星期五下班前,秘书长会给需要外出的人员和时间,再结合好自己其余的时间,写一份简单的工作计划,那么在办公时间,就可以合理的利用安排时间,充分利用时间,提高工作效率.还有比较简单的外出检验产品的报告,在报告中需要指出的产品是否符合要求,有哪些优点和缺点及以后需要改进的地方,我方与工厂签名确认,回去后打印和整理还好了,反馈给领导.
2、办公室自动化软件.通过在学校学习到的办公室软件,对档案的存放、索引,对数字统计排列,对项目的解析都能够熟悉运用.
(三)其他领导临时交办的任务
在临时交办的事情,通常都是比较重要的,应该马上去落实和解决.能够独立解决和快速的反应去做好这件事,能够想起这件事相关人员,以最快的速度完成这件事,不能够把他放在一边不闻不问.临时交办都是突发性的事情,能能够提炼自己应变能力,是对自身的工作能力的要求一种.